MailWI

Sincronizza posta, calendari, attività, contatti e note sui tuoi dispositivi

Il presente manuale illustra la corretta configurazione degli account di posta MailWI sui principali Client di posta elettronica.

Le procedure di configurazione si distinguono in base al protocollo di posta utilizzato.

I protocolli MAPI (per MS Outlook) e ActiveSync (per smartphone) consentono la sincronizzazione della posta elettronica, del calendario, dei contatti e delle note.

Il protocollo IMAP consente esclusivamente la sincronizzazione della posta elettronica, mentre il protocollo POP3 non consente la sincronizzazione.

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Per configurare Outlook 2007, 2010 o 2013 col protocollo MAPI è necessario scaricare il seguente plug-in e avviare la procedura di installazione completa.

La procedura che segue è stata redatta per Windows 7 pertanto può variare a seconda del sistema operativo.

Completata l’installazione è possibile aggiungere un nuovo account MAPI ai profili di posta. Selezionare dal Pannello di controllo di Windows la voce Posta Elettronica e il pulsante Mostra Profili nella finestra “Impostazioni di posta”.

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Selezionare il pulsante Aggiungi, inserire il nome del nuovo profilo (ad es. “Vianova Mail”) e confermare la scelta tramite il pulsante OK.

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Nella successiva schermata, selezionare l’opzione Configura manualmente le impostazioni del server e confermare la scelta col pulsante Avanti.

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Scegliere il servizio Altro e selezionare la tipologia di server Zarafa Server.

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Configurare l’account con i seguenti dati:

server: mail.vianova.it
porta: 237
Enable encryption (HTTPS)
username: il proprio indirizzo email
Password: la propria password

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La modalità di connessione (Connection type) può essere scelta tra i seguenti valori:

  • Online (consigliata): consente di leggere i contenuti direttamente dal server senza salvarli in locale. Questa modalità implica che Outlook sia sempre connesso al server, in caso contrario non sarà possibile consultare i messaggi, appuntamenti e contatti. Questa è scelta è particolarmente adatta per postazioni fisse, mentre è meno indicata per chi lavora spesso offline e ha la necessità di leggere la posta.
  • Cached: scarica il contenuto dal server in locale e lo mantiene sincronizzato, consentendo così l’accesso ai messaggi, appuntamenti e contatti anche offline. La sincronizzazione dei contenuti avverrà automaticamente al ripristino della connessione con il server, ogni 15 minuti. È possibile forzare la sincronizzazione selezionando il pulsante Sincronizza presente nella scheda Zarafa di Outlook. Per modificare l’intervallo di sincronizzazione selezionare il pulsante Configura.

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  • Detect at startup: seleziona automaticamente la modalità di avvio (Online o Cached) in base alla presenza di connessione col server. Se durante una sessione Online viene a mancare la connessione, sarà necessario riavviare Outlook e selezionare Offline. Questa modalità di connessione è generalmente sconsigliata.

Completate le scelte per impostare l’account, selezionare il pulsante OK per concludere la procedura guidata. Per rendere effettive le modifiche sarà necessario riavviare Outlook.

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È possibile indicare a Outlook di utilizzare sempre il nuovo profilo all’avvio, indicando la scelta nella schermata Posta Elettronica.

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Microsoft Outlook può collegarsi a MailWI tramite i protocolli POP3, sebbene sia consigliabile utilizzare il protocollo MAPI per sfruttare tutti i vantaggi del prodotto.Per configurare Outlook 2007, 2010 e 2013 col protocollo POP3 è necessario creare un nuovo account, selezionando il pulsante Aggiungi account dal menu File.

mail_manuale_utente_18

Selezionare Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e il pulsante Avanti.

mail_manuale_utente_4

Selezionare il servizio Posta elettronica Internet e il pulsante Avanti.

mail_manuale_utente_20

Configurare l’account con i seguenti dati:

tipo di account: POP3
server posta in arrivo: mail.vianova.it
server posta in uscita: mail.vianova.it
nome utente: il proprio indirizzo email
password: la propria password

Al termine selezionare il pulsante Altre impostazioni per accedere alle impostazioni avanzate.

mail_manuale_utente_21

Selezionare nel pannello Server della posta in uscita le caselle Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l’autenticazione e Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo.

mail_manuale_utente_22

Configurare le impostazioni con i seguenti dati:

porta server posta in arrivo (POP3): 110 o 995 con SSL
porta server posta in uscita (SMTP): 587 con TLS

Al termine selezionare il pulsante OK.

mail_manuale_utente_15

Selezionare Avanti nella finestra Aggiunta nuovo account per verificare le impostazioni.

mail_manuale_utente_16

Al termine Outlook mostrerà l’esito della verifica, se corretto selezionare Fine per completare la procedura.

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Microsoft Outlook può collegarsi a MailWI tramite i protocolli IMAP, sebbene sia consigliabile utilizzare il protocollo MAPI per sfruttare tutti i vantaggi del prodotto.

Per configurare Outlook 2007, 2010 e 2013 col protocollo IMAP è necessario creare un nuovo account, selezionando il pulsante Aggiungi account dal menu File.

mail_manuale_utente_18

Selezionare Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e il pulsante Avanti.

mail_manuale_utente_19

Selezionare il servizio Posta elettronica Internet e il pulsante Avanti.

mail_manuale_utente_20

Configurare l’account con i seguenti dati:

tipo di account: IMAP
server posta in arrivo: mail.vianova.it
server posta in uscita: mail.vianova.it
nome utente: il proprio indirizzo email
password: la propria password

Al termine selezionare il pulsante Altre impostazioni per accedere alle impostazioni avanzate.

Selezionare nel pannello Server della posta in uscita le caselle Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l’autenticazione e Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo.

mail_manuale_utente_22

Configurare le impostazioni con i seguenti dati:

porta server posta in arrivo (IMAP): 143 o 993 con SSL
porta server posta in uscita (SMTP): 587 con TLS

Al termine selezionare il pulsante OK.

Selezionare Avanti nella finestra Aggiunta nuovo account per verificare le impostazioni.

mail_manuale_utente_16

Al termine Outlook mostrerà l’esito della verifica, se corretto selezionare Fine per completare la procedura.

mail_manuale_utente_17

 

Selezionare la voce di menu File > Aggiungi Account.

mail_manuale_utente_30

Inserire le credenziali di accesso:

nome completo: il nome del proprietario dell’account, appare come mittente delle email
indirizzo email: l’indirizzo email
password: la password dell’account

Selezionare il pulsante Continua.

mail_manuale_utente_27

Compilare le impostazioni con i seguenti dati:

tipo account: POP3
descrizione: descrizione dell’account, campo facoltativo
server di posta in entrata: mail.vianova.it
nome utente: l’indirizzo email
password: la password dell’account

Selezionare il pulsante Continua.

mail_manuale_utente_28

Compilare le impostazioni relative al server di posta in uscita:

descrizione: una descrizione facoltativa del server SMTP
server di posta in uscita: mail.vianova.it
utilizza solo questo server: spuntare questo campo
usa autenticazione: spuntare questo campo
nome utente: l’indirizzo email
password: la password dell’account

Selezionare il pulsante Continua.

mail_manuale_utente_29

Selezionare il pulsante Crea nella schermata di riepilogo lasciando attivo Connetti account.

mail_manuale_utente_29_b

Selezionare la voce di menu File > Aggiungi Account.

mail_manuale_utente_30

Inserire le credenziali di accesso:

nome completo: il nome del proprietario dell’account, appare come mittente delle email
indirizzo email: l’indirizzo email
password: la password dell’account

Selezionare il pulsante Continua.

mail_manuale_utente_27

Compilare le impostazioni con i seguenti dati:

tipo account: IMAP
descrizione: descrizione dell’account, campo facoltativo
server di posta in entrata: mail.vianova.it
nome utente: l’indirizzo email
password: la password dell’account

Selezionare il pulsante Continua.

mail_manuale_utente_32

Compilare le impostazioni relative al server di posta in uscita:

descrizione: una descrizione facoltativa del server SMTP
server di posta in uscita: mail.vianova.it
utilizza solo questo server: spuntare questo campo
usa autenticazione: spuntare questo campo
nome utente: l’indirizzo email
password: la password dell’account

Selezionare il pulsante Continua.

mail_manuale_utente_33

Selezionare il pulsante Crea nella schermata di riepilogo lasciando attivo Connetti account.

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Una volta connesso l’account, se necessario cliccare la scritta “mostra” sulla sinistra accanto al nome dell’account in modo da mostrare le cartelle.

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Selezionare la cartella Bozze dell’account appena creato, poi selezionare Casella > Usa questa casella per > Bozze.

mail_manuale_utente_36

Selezionare la cartella Posta Eliminata dell’account appena creato, poi fare click su Casella > Usa questa casella per > Cestino.

mail_manuale_utente_37

Selezionare la cartella Posta inviata dell’account appena creato, poi fare click su Casella > Usa questa casella per > Inviata.

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Selezionare Mail > Preferenze.

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Nella schermata successiva selezionare a sinistra l’account appena creato, cliccare sul tab Avanzate e inserire il valore:

porta: 9993 con SSL

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Chiudere la finestra e premere su Salva.

I principali dati necessari alla configurazione di un account di Posta sono i seguenti:mail_manuale_utente_42

email: il proprio indirizzo email
server posta in arrivo: mail.vianova.it
server posta in uscita: mail.vianova.it
nome utente: il proprio indirizzo email
password: la propria password
porta server posta in arrivo (POP3): 110 o 995 con SSL
porta server posta in uscita (SMTP): 587 con TLS

 

I principali dati necessari alla configurazione di un account di Posta sono i seguenti:mail_manuale_utente_43

email: il proprio indirizzo email
server posta in arrivo: mail.vianova.it
server posta in uscita: mail.vianova.it
nome utente: il proprio indirizzo email
password: la propria password
porta server posta in arrivo (IMAP): 143 o 993 con SSL
porta server posta in uscita (SMTP): 587 con TLS

 

Vianova Mail è compatibile con i principali modelli di smartphone e tablet dotati di sistema operativo Android, Apple iOS o Windows Mobile.Se il dispositivo è compatibile, è sufficiente aggiungere un account di tipo Microsoft Exchange, denominato Aziendale su alcune versioni di Android. I principali dati necessari alla configurazione sono i seguenti:

mail_manuale_utente_41

email: il proprio indirizzo email
server: mail.vianova.it
dominio: non inserire
nome utente: il proprio indirizzo email
password: la propria password

Si consiglia di utilizzare SSL dove consentito, accettare tutti i certificati dove richiesto e sincronizzare tutto (Posta, Contatti e Calendari).

I dispositivi non compatibili possono essere connessi a Vianova Mail mediante i protocolli POP3 o IMAP.

E’ possibile concedere ad uno o più utenti la delega di spedizione per proprio conto. Supponiamo che l’utente luca@dominio.it desideri concedere all’utente stefania@dominio.it il permesso di spedire email a suo nome. La procedura che segue varia a seconda della modalità di accesso alla posta.

Da Webmail

Cliccare sul pulsante Webmail posto in alto sul sito www.welcomeitalia.it  ed effettuare l’accesso alla casella di posta.

Effettuare l’accesso con le credenziali dell’utente luca@dominio.it.

Dalla pagina dell’account MailWI selezionare Impostazioni, in alto a destra.

Nella schermata successiva, cliccare su Delegati nella colonna di sinistra e il pulsante Aggiungi.
mail_faq_Web-App-Account-Delegati

Cercare e selezionare l’utente stefania@dominio.it nella lista Global Address Book e poi premere il pulsante Ok.
mail_faq_Web-App-Calendario-Rubrica_0

Impostare i permessi delegati Segretario sugli elementi Calendario, Attività, Posta in Arrivo, Contatti, Note e Diario. Per l’elenco completo dei profili vedi Qual è il significato dei permessi e profili predefiniti?.

Al termine premere il pulsante Ok.
mail_faq_Web-App-Account-Permessi-Delegati

Nella finestra Delegati selezionare il pulsante Applica per terminare.
mail_faq_Web-App-Account-Applica-Delegati

Scollegarsi ed effettuare l’accesso con le credenziali dell’utente stefania@dominio.it e comporre un messaggio email come di consueto, selezionando come mittente l’utente delegato.

Per visualizzare il campo Da, vedi Selezione del mittente.
mail_faq_Web-App-Posta-Nuova-email-da-delegato

Da MS Outlook

Aprire MS Outlook dell’utente luca@dominio.it e selezionare il pulsante Delegati presente nella scheda Zarafa.
mail_faq_Outlook-Zarafa-Delegati-

Nella finestra Delegati selezionare il pulsante Aggiungi.

Nella finestra Global Address Book selezionare l’utente stefania@dominio.it e poi il pulsante Ok.
mail_faq_Outlook-Zarafa-Delegati-Global-Address-Book-

Impostare i permessi delegati Segretario sugli elementi Calendario, Attività, Posta in Arrivo, Contatti, Note e Diario. Per l’elenco completo dei profili vedi Qual è il significato dei permessi e profili predefiniti?.

Al termine premere il pulsante Ok.
mail_faq_Outlook-Zarafa-Delegati-Permessi

Nella finestra Delegati selezionare il pulsante Ok per terminare.

Aprire MS Outlook dell’utente stefania@dominio.it e comporre un messaggio email come di consueto, selezionando come mittente l’utente delegato.

Per visualizzare il campo Da, vedi Selezione del mittente.

mail_faq_Outlook-Posta-Nuova-email-da-delegato

In caso di smarrimento della password, è possibile accedere al proprio account MailWI utilizzando la funzionalità “password dimenticata”

Le credenziali del servizio MailWI sono le stesse utilizzate per l’accesso all’Area ClientiWI. Di conseguenza, dopo aver reimpostato la password sarà necessario utilizzare le nuove credenziali per accedere anche all’Area ClientiWI.

Per avviare la procedura è sufficiente visitare areaclienti.vianova.it e cliccare su “password dimenticata?”.

recupero password 1

All’interno della pagina Password dimenticata, digitare il proprio indirizzo di posta elettronica e cliccare su continua.

La procedura guidata offre il recupero della password attraverso tre diverse modalità, selezionabili dal menu a tendina:

  • email: consente di reimpostare la propria password inserendone una nuova
  • SMS: il sistema genera in automatico una nuova password e la invia come SMS al numero precedentemente impostato dell’utente
  • Domanda di sicurezza: dopo aver risposto alle domande di sicurezza, il sistema genera una nuova password in automatico e la mostra direttamente su browser

Seguire una delle seguenti procedure a seconda modalità di recupero selezionata.

recupero password 2

Recupero mediante email

Selezionare la voce email dal menu a tendina e premere sul pulsante continua per ricevere un’email generata automaticamente dal sistema.

Controllare la propria casella MailWI e cliccare sul link presente nel messaggio.

All’interno della pagina “Cambia la tua password” inserire le nuove credenziali desiderate e cliccare su salva.

recupero password 3

Recupero mediante SMS

Selezionare la voce SMS (solo se inserito preventivamente all’interno della sezione opzioni Account dell’Area ClientiWI) dal menu a tendina.

All’interno del campo “numero di cellulare”, digitare il numero di telefono connesso al profilo utente e premere continua.

Al numero indicato verrà inviato un SMS contenente la nuova password.

recupero password 4

Recupero mediante Domanda di sicurezza

Selezionare Domanda di sicurezza (solo se impostate preventivamente all’interno della sezione opzioni Account dell’Area ClientiWI) dal menu a tendina.

All’interno dei campi “domanda”, digitare le risposte alle domande di sicurezza e premere su continua.

In caso di risposte corrette, apparirà un pop-up contenente la nuova password.

recupero password 5

Il recupero della password nelle modalità SMS e Domanda di sicurezza sostituirà la password originale con una generata dal sistema. Una volta ricevuta la nuova password è consigliato sostituirla con una più mnemonica, accedendo alla sezione opzioni Account dell’Area ClientiWI

Se non è possibile recuperare la propria password mediante una delle modalità indicate, o se un pop-up notifica la disattivazione della funzionalità “password dimenticata” sull’indirizzo MailWI, si consiglia di contattare il proprio amministratore dell’Area ClientiWI.

La funzionalità Posta indesiderata permette di specificare i mittenti da cui consentire la ricezione di messaggi di posta elettronica (whitelist) o, al contrario, di specificare i mittenti da cui bloccare le email (blacklist). Le email bloccate saranno ricevute ugualmente ma all’interno della cartella Quarantena anziché in Posta in Arrivo.

Le regole di Posta indesiderata configurate dalla Webmail saranno valide solo per l’utente e sovrascriveranno le eventuali regole impostate dall’amministratore dell’Area ClientiWI per tutti gli utenti appartenenti al medesimo dominio.

E’ importante segnalare che nel caso di sincronizzazione della posta tramite protocolli MAPI e ActiveSync, le impostazioni di posta indesiderata del Client utilizzato (es. MS Outlook o Mozilla Thunderbird) verranno ignorate a favore delle regole impostate a monte dalla Webmail oppure dall’Area ClientiWI.

Nel caso si desideri impostare regole di Posta indesiderata per messaggi frutto di invii automatici (es. newsletter pubblicitarie) è molto probabile che il mittente sia randomico, pertanto è consigliabile inserire direttamente il dominio di provenienza (es. “@dominio.it”).

Infine, le regole di Posta indesiderata vengono applicate al reale mittente della email. Per maggiori informazioni consultare Come posso individuare il reale mittente di una email?.

Creare una regola

Cliccare sul pulsante Webmail posto in alto sul sito www.welcomeitalia.it  ed effettuare l’accesso alla casella di posta.

Dalla pagina del proprio account MailWI selezionare Impostazioni, in alto a destra.

Nella schermata successiva, cliccare su Posta indesiderata nella colonna di sinistra.

posta indesiderata 1

Cliccare su Nuovo, digitare l’indirizzo email o il dominio (preceduto dal carattere @) a cui si desidera applicare una regola.

Nel menu a tendina “Azione”, selezionare la voce Consenti (per ricevere email dal mittente in oggetto in Posta in Arrivo) o Blocca (per ricevere email dal mittente in oggetto in Quarantena) e cliccare su Salva.

posta indesiderata 2

Infine, cliccare su Applica per rendere esecutiva l’impostazione.

Sia dalla Webapp che da MS Outlook è possibile selezionare il mittente da cui inviare un messaggio di posta.

Questa funzionalità è necessaria del caso di più account MailWI configurati sullo stesso Client di posta (vedi Configurazione di più account Mail), oppure nel caso siano presenti deleghe (vedi Impostazione dei permessi di delega di spedizione) o regole di Send as (vedi Gestione dei Send as) che consentano all’utente di inviare email per conto di un altro indirizzo.

Da Webmail

Cliccare sul pulsante Webmail posto in alto sul sito www.welcomeitalia.it, per accedere al servizio.

Cliccare sul pulsante nuova email.

Nel menu di creazione del messaggio, cliccare sul pulsante Mostra campo from per mostrare il campo A:.

impostazione mittente

Nella composizione del messaggio, inserire nel campo A: l’indirizzo email da cui si vuole inviare il messaggio.

Da MS Outlook

Avviare il proprio Client MS Outlook.

Cliccare sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica.

Nel menu di creazione del messaggio, cliccare sulla tab Opzioni.

Nella sezione Mostra campi, cliccare sul pulsante Da.

impostazione mittente 2

Nella composizione del messaggio, cliccare sul pulsante Da e poi su Altro indirizzo di posta elettronica.

Inserire l’indirizzo email da cui si vuole inviare il messaggio e premere Ok.

La funzionalità permette di inoltrare automaticamente verso un’altra casella email un messaggio di posta che soddisfa determinate condizioni (ad esempio proviene da uno specifico mittente, o contiene una particolare parola nell’oggetto).

Il messaggio avrà come mittente la casella che effettua l’inoltro con l’aggiunta dell’indicazione “I:” all’inizio dell’oggetto.

Se invece si desidera che tutte le email ricevute vengano indistintamente reindirizzate verso un’altra casella di posta, è necessario che l’amministratore del servizio completi il campo “reindirizza a” in fase di configurazione della casella MailWI.

Il messaggio reindirizzato non verrà in alcun modo modificato e manterrà il mittente originale. Per maggiori informazioni sulla funzionalità di reindirizzamento consultare la sezione Configurazione di una casella Mail all’interno del Manuale amministratore.

E’ importante segnalare che nel caso di sincronizzazione della posta tramite protocolli MAPI e ActiveSync, le regole di inoltro del Client utilizzato (es. MS Outlook o Mozilla Thunderbird) verranno ignorate a favore delle regole impostate a monte dalla Webmail.

Creare una regola di inoltro

Cliccare sul pulsante Webmail posto in alto sul sito www.welcomeitalia.it  ed effettuare l’accesso alla casella di posta.

Dalla pagina del proprio account MailWI selezionare Impostazioni, in alto a destra.

Nella schermata successiva, cliccare su Regole messaggi nella colonna di sinistra.

regole inoltro 1

Cliccare su Nuovo e digitare il nome da attribuire alla regola.

Nel menu a tendina “Quando il messaggio…”, scegliere la condizione che il messaggio deve soddisfare per essere inoltrato (ad es. “ricevuto da”) e cliccare su Selezionare per completare la condizione (ad es. digitando l’indirizzo email del mittente).

Cliccare su Aggiungi condizione per inserire ulteriori condizioni alla regola di inoltro.

Nel menu a tendina “Esegui le seguenti operazioni…”, selezionare Inoltra il messaggio a e cliccare su Selezionare per indicare l’indirizzo o gli indirizzi email di destinazione, scegliendo dalla rubrica o digitando all’interno del campo “A:”.

regole inoltro 2

Infine, cliccare su Salva per salvare la regola e poi su Applica per rendere esecutiva l’impostazione.

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